TEORÍA DE BASE DE DATOS 3

BASE DE DATOS ACCESS

Es un “negocio” que le reconoce guardar grandes cantidades de información de manera establecida para que se puedan encontrar y manipular fácilmente. Es una colección de información organizada de forma que un software de computador pueda distinguir rápidamente los fragmentos de datos que precise, además es un sistema de archivos electrónico, las cuales se establecen por campos, registros y ficheros.

Para crear un campo en una tabla, hay que explicar de qué tipo son los datos que se van a recopilar en ese campo.  Las diversas clases de datos de Access 2010 son:

Texto: admite almacenar cualquier tipo de texto, caracteres o dígitos y caracteres especiales. Posee una extensión por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.  Habitualmente se manipula para almacenar datos como nombres, direcciones o algún número que no se utilice en cómputos, como números de teléfono o códigos postales.

 Memo: se manipula para textos de más de 255 caracteres como observaciones o esclarecimientos. Tiene una extensión máxima de 65.536 caracteres. Access encomienda para almacenar texto con formato o documentos extensos adjuntar el archivo.  En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, aunque sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 caracteres iniciales.

TIPOS DE DATOS NUMÉRICOS

Número: para datos numéricos manejados en cálculos matemáticos. Entre del tipo número la propiedad tamaño del campo nos aprueba concretar más. En síntesis los tipos Byte, Entero y Entero largo admiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de afirmación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

 Fecha/Hora: para la entrada de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para precios de dinero y datos numéricos manipulados en cálculos matemáticos en los que estén involucrados datos que aguanten entre uno y cuatro decimales. La exactitud es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Se recomienda usar el tipo Moneda para frenar el aumento de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una exactitud de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

 Autonumeración: número secuencial (aumentado de uno a uno) único, o número casual que Microsoft Access fija cada vez que se adiciona un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeración no se pueden actualizar.

 Sí/No: valores Sí y No, y campos que tengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

 Objeto OLE: objeto por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.  Si trabajas con bases de datos introducidas con otras versiones de Access, los archivos fijados como objeto OLE continuarán funcionando cabalmente.  Aunque si lo que estás tratando es crear una nueva base de datos, es sugestivo que no utilices este tipo de datos, ya que a partir de la versión 2007 principió a razonarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos.

 Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y manipulada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que sale en el campo o control.

Dirección: itinerario de acceso de un archivo o página.

Subdirección: estado dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que emerge como información sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos aceptados, a los registros de la base de datos de carácter similar a como adjunta archivos a los envíos de correo electrónico.  Los campos de datos adjuntos brindan mayor resistencia que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el área de almacenamiento de modo más fuerte porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo importe es resultado de una operación aritmética o lógica que se efectúa utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.   Coexiste otro evento que es la Asistente para búsquedas... el cual crea un campo que accede elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores por medio de un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al dar clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access crea el tipo de datos apoyándose en los valores elegidos en él.

CREAR UNA BASE DE DATOS

En la pestaña Archivo de clic en nuevo, Base de datos en blanco.

Los archivos de base de datos de Microsoft Access 2010 tienen extensión .accdb.

Una vez creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access 2010.

Para mostrar los diferentes objetos haremos clic en el panel Todos los objetos de Access situado en la parte izquierda de la ventana.

PLANIFICAR UNA TABLA

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le nombra registro, y  todos los campos de un usuario establecen un registro, todos los datos de otro cliente integran otro diferente...

 CAMPOS

Cliente              Nombre            Apellidos                     Dirección                      Nteléfono

Registro 1        Alfredo             Álzate Estrada             c/Manrique,                  2355123

Registro 2        Angela             Cortés Rodríguez          c/Aranjuez,                   3852365

Registro 3        Mery                Márquez Ríos               c/Vista Hermosa           4831215

Registro 4        Rodrigo                       Pérez Orozco               c/Colombia                   5236913

Previamente de crear las tablas en Microsoft Access 2010 hemos de planear los tipos de campos que Necesitemos:

Para exponer los diferentes objetos de clic en el panel Todos los objetos de Access ubicado en la parte izquierda de la ventana. Concebir una tabla al conjunto de campos para un mismo

TIPO DE CAMPO         DESCRIPCIÓN

Texto                           Se implantan cadenas de caracteres un máximo de 255.

Memo                          Se encaja un texto extenso hasta 65.535 caracteres.

Numérico                     Se introducen números,  

Moneda                       Se digitan datos en formato número de tipo moneda

Fecha u hora.               Se digita la fecha y la hora que desee.

Autonumérico               Esta clase de campo, numera automáticamente el contenido

Sí/No                           Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE                  Para colocar una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo                 Inserta un enlace que nos lleva a una página web.

Asistente para búsqu    Prepara un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla.

CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla de  clic en la pestaña Crear,  Diseño de tabla.

En la parte inferior de la pantalla escriba los nombres de los campos y su tipo, entre otras propiedades.

Al guardar la base de datos introduzca un nombre para la tabla creada: 

Al guardar la base de datos cree un nombre para la tabla creada:

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla posee unas determinadas propiedades con la que configurarlo, y es preciso tener en cuenta que si se modifican después de haber introducido datos se puede perder la información introducida.

A continuación explicamos algunas de las propiedades de los diferentes tipos de datos de Access 2010:

TIPO DE CAMPO TAMAÑO

Texto               Determina el número máximo de caracteres que se pueden crear en el campo. por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Numérico          Byte que almacena un número entero entre 0 y 255.

Decimal            Guarda números con decimales.

Entero              Almacena valores enteros entre -37.768 y 32.767.

Entero largo     Valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.64.

Simple             Introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -

1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E384 para valores positivos.

Doble               Valores percibidos entre -1,79769313486231E308 y - 4,94065645841247E-324 valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 valores positivos.

Autonumérico   Son de tipo Entero largo.

A los otros tipos de datos no se les debe detallar tamaño

ACTIVIDAD

1.     Haga un análisis de la lectura, transcribirlo en un mapa conceptual.

2.     Haga los dibujos del taller

3. Práctica 1. Creación de una Base de Datos y diseño de varias tablas.

1) Crear una nueva Base de Datos. Llamarla VENTAS9.MDB

2) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Clientes. Llamarla CLIENTES.

Estará compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo       Tipo de datos   Tamaño            Propiedades

CODIGOCLI                  Numérico          Entero largo     Título:   CÓDIGO CLIENTE

NOMCLIENT                 Texto               25                    Título: NOMBRE CLIENTE

DIRECCION                  Texto               50                   

TELEFONO                  Texto               6                      Poner una Máscara de entrada

Título: TELÉFONO

PAÍS                           Texto               26                   Valor predeterminado: Australia

CELULAR                     Texto               12

FAX                             Texto               12

DESCUENTO               Numérico          Simple              Formato porcentual con 2 decimales

Regla validación: <0 o:p="">

ESTADOVTAS             Numérico          Byte     Título CONTADO, CREDITO, CONSIGNACIÓN

Requerido

3) Asignar como Clave Principal el campo CODIGOCLI.

4) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Artículos. Llamarla ARTICULOS.

Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo       Tipo de datos   Tamaño            Propiedades

CODIGOART                Numérico          Entero largo     Título: CÓDIGO ARTÍCULO

DESCRIPCION             Texto               30                   

VALORVTA                  Numérico         Simple             Formato Estándar con 2 decimales

                                                                                  VALOR VENTA

5) Asignar como Clave Principal el campo CODIGOART.

6) Crear una Tabla nueva para registrar la información de Pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo       Tipo de datos   Tamaño            Propiedades

PEDIDONUM               Autonumérico   Entero largo     Título PEDIDO NUMERO

CODIGOCLIE               Numérico          Entero largo    

CODIGOARTIC             Numérico          Entero largo

CANTIDAD                   Numérico          Simple             Formato Estándar con 0 decimales

FECHAPED                 Fecha                                      Formato Fecha

7) Asignar como Clave principal el campo NUMPEDIDO.

ACTIVIDAD

1.     Cómo se crea y planifica una base de datos en Access?

2.     Cuáles son los campos y las propiedades de los campos en una tabla defínalos

 BIBLIOGRAFÍA

informaticapc.com/microsoft-access-2010/
https://youtu.be/0T3szWJ2Jnc