VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Es una herramienta que le  ayudará a impedir la introducción de datos erróneos en la hoja de cálculo de modo que se pueda conservar la integridad de la información en la base de datos.

IMPORTANCIA DE LA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Esta clase de error puede ser provisto si manipulamos la validación de datos en Excel al revelar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas, una vez establecida la validación de datos, al instante de querer ingresar una cadena de texto, lograra un mensaje de aviso.

COMANDO VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

El comando Validación de datos  se localiza en la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos.

Al pulsar este comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos en el que, de modo concreto, la opción Cualquier valor será elegida, lo cual enuncia que está permitido ingresar cualquier valor en la celda, sin embargo, se alcanza seleccionar uno de los criterios de validación propicios para formar que la celda solo permita el ingreso de una cifra entera, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una longitud  acordada del texto.

CÓMO APLICAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Para designar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar la celda y a continuación ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.  Por el contrario, si deseas aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el acumulado de celdas.  Ya que es habitual trabajar con una gran cuantía de filas de datos en Excel, alcanzas seleccionar toda una columna antes de crear la discreción de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con dar clic sobre el encabezado de la columna, en seguida sabrás crear la validación de datos la cual será usada sobre todas las celdas de la columna.

 

LA OPCIÓN OMITIR BLANCOS

Completamente todos los criterios de validación abrirán una caja de selección con el texto Omitir blancos, puesto que esta opción surge en todos ellos, es bueno forjar una corta definición.

De modo establecido, la opción Omitir blancos será seleccionada para cualquier criterio, lo cual establecerá que al momento de entrar en el modo de edición de la celda obtendrá dejarla como una celda en blanco es decir, alcanzará teclear Entrar para dejar la celda en blanco.  Sin embargo, si quita la selección de la elección Omitir blancos, será decretando al usuario a ingresar un valor positivo una vez que integre a forma de edición de la celda.  Logrará pulsar la tecla Esc para frenar el ingreso del dato, aunque no sabrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.  La diferencia entre dejar esta elección marcada o desmarcada es muy sutil y casi progresiva para la mayoría de los afectados al instante de introducir datos, igualmente que le cometido de dejarla siempre optada.

 

CREAR VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Para aprender los criterios de validación de datos en Excel puede fragmentarlos en dos grupos afirmados en sus tipologías parejas. El primer grupo será hecho por los siguientes criterios:

• Número entero
• Decimal
• Fecha
• Hora
• Longitud de texto

Estas razones son parecidas entre ellos ya que advierten las mismas opciones para definir los datos que son los siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del criterio de la siguiente manera:

Al contrario, si quisieras validar que una celda directamente admita fechas mayores al 01 de enero del 2015, podrá instaurar el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que tengas creado el criterio de validación en base a tus predilecciones, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para estipular dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado preliminarmente.

 

 LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

A contraste de los criterios de validación indicados anteriormente, la Lista es diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario enseñar la lista de valores que quiere aprobar dentro de la celda.  Por ejemplo, en el siguiente cuadro he introducido un criterio de validación basado en una lista que directamente accederá a los valores base, base2, base3.

Puede colocar cantidades de valores como sea necesario y deberá separarlos por el caracter de separación de listas configurado en su equipo, casi siempre es la coma (,) pero es posible que deba hacerlo con el punto y coma (;). Al instante de hacer clic en el botón Aceptar valdrá confirmar que la celda exhibirá un botón a la derecha donde podrá hacer clic para concebir la lista de opciones utilizables:

Para que la lista desplegable sea revelada educadamente en la celda deberá asegurarse que, al instante de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté seleccionada.

En caso de que los elementos de la lista sean muchos y no desee introducirlos uno por uno, es viable enseñar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango A1:A3 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

LISTA DE VALIDACIÓN CON DATOS DE OTRA HOJA

Se utiliza la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja,  creando la referencia adecuada a dicho rango.  Suponga que tiene una lista de los 5 primeros meses del año que la ha ubicado en una hoja llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango F2:F6. Para hacer referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:

=DatosOrigen!F2:F6

Para crear una lista desplegable con esos datos deberá introducir esta referencia al momento de crear el criterio de validación.

 

 

PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR

Es posible personalizar el mensaje de error manifiesto al usuario después de tener una prueba frustrada por ingresar algún dato. Para tipificar el mensaje debe ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.

La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.

Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas de la pestaña Mensaje de error:

Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:

CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Si quiere descartar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, debe seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.

Al pulsar el botón Aceptar habrá removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas seleccionadas.

Publicado por Moisés Ortíz.

 

ACTIVIDAD

Haz un análisis del texto anterior